U bent hier

Secretaresse (0,8 - 1,0 fte)

De Hogeschool van Amsterdam (HvA) is voor de beleidsafdeling Communicatie op zoek naar een

Secretaresse (0,8 - 1,0 fte)

Ben jij een ervaren zelfstandige secretaresse? Zorg jij graag voor een optimale ondersteuning van de directeur en de gehele afdeling Communicatie? Ben je in staat om op verschillende niveaus contacten te onderhouden met mensen vanuit diverse achtergronden? Dan verwelkomen we je graag als nieuwe collega.

Wat ga je doen?
Als secretaresse van de afdeling Communicatie en directeur Communicatie werk je nauw samen met de medewerkers van Communicatie en de secretaresses van de andere stafafdelingen. Voor medewerkers en externen ben je een eerste aanspreekpunt voor vragen.

Je verzorgt het agenda- en e-mailbeheer van de directeur, waarbij je de relevantie van de e-mail of afspraak kunt beoordelen en de directeur attendeert op prioriteiten en gemaakte afspraken. Je weet zelfstandig de prioriteiten van de werkzaamheden op te stellen. Je maakt de planning van terugkerende overleggen, verzamelt agendapunten, woont overleggen bij en maakt verslagen. Bij de diverse overleggen neem je deel, maak je de notulen, zorg je voor het in gang zetten van afspraken en uitkomsten, en bewaak je hiervan de voortgang. Je organiseert binnen de afdeling bijeenkomsten en vergaderingen. Je verricht verdere voorkomende (financiële) administratieve werkzaamheden, bij de afdeling communicatie lopen deze uiteen van reservering ruimtes, digitaliseren, archiveren, en bestellingen uitzetten tot het bewaken en beheren van de budgetten voor een aantal communicatie (deel)projecten.

Wat breng je mee?

  • Je hebt minimaal een mbo werk- en denkniveau en relevante ervaring in een soortgelijke functie.
  • Je bent accuraat, nieuwsgierig en spant je actief in om resultaten te behalen.
  • Je werkt graag zelfstandig en je kunt goed omgaan met piekbelasting
  • Je bent dienstverlenend ingesteld. Dit betekent in je werk: je hebt aandacht voor de kwaliteit van de dienstverlening en een klantgerichte houding, je kunt omgaan met gedreven professionals, je kunt hoofd en bijzaken onderscheiden.
  • Je bent in staat om het juiste gebruik van taal aan te voelen zowel mondeling als schriftelijk in de Nederlandse taal en je hebt een goede beheersing van de Engelse taal.
  • Je bent gewend samen te werken met meerdere partijen, intern en extern, vanuit je ondersteunende rol.
  • Je weet je weg te vinden in een omgeving waarin je te maken hebt met complexe processen en vraagstukken, waarbij sprake kan zijn van tegengestelde belangen.

Wat bieden wij?

  • Om te beginnen een fijne werkplek in een leuk en gedreven team.
  • Bij deze functie past het HAY-functieprofiel van secretaresse 2 en schaal 7 (cao hbo). Het salaris bedraagt maximaal € 2995,- bruto per maand bij een volledige aanstelling en is afhankelijk van opleiding en ervaring.
  • We starten met een aanstelling voor een jaar; zijn wij enthousiast over jouw functioneren, én heb jij het naar je zin, dan gaan we in gesprek over een vast dienstverband.
  • We bieden je een uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een ruime vakantieregeling en een 13e maand.
  • Daarnaast bieden we je via onze HvA Academie uitstekende studie- en ontwikkelingsmogelijkheden en vinden we het fijn als jij je als professional blijft ontwikkelen.

Waar ga je werken?
Je gaat werken in het team Communicatie van de Bestuursstaf. De directeur communicatie is jouw directe leidinggevende. Je werkt nauw samen met je Communicatie-collega’s van de afdeling. De afdeling Communicatie draagt bij aan de positionering van de HvA en geeft het instellingsbrede communicatiebeleid vorm en inhoud.  De afdeling verzorgt in- en externe communicatie; persvoorlichting en woordvoering, studiekeuzecommunicatie, online media, evenementorganisatie, media-inkoop en beleidsadvisering en -monitoring.

De HvA is de hogeschool van, voor en mét Amsterdam en de grootste hbo-instelling van Nederland, met ruim 4.000 medewerkers en ongeveer 45.000 studenten. De stad en omringende regio zijn voor ons een rijke leeromgeving; een inspirerend ‘laboratorium’ waar studenten, docenten, lectoren en externe partners samenwerken aan één missie: creating tomorrow.

Talent als basis, diversiteit als kracht
De Hogeschool van Amsterdam wil een organisatie zijn waarin iedereen zich welkom, gewaardeerd en thuis voelt. Als werkgever geloven we dat, hoe inclusiever we zijn, des te beter we kunnen presteren als kennisinstelling van en voor de stad. We streven er daarom naar om de verscheidenheid aan achtergronden en perspectieven die Amsterdam rijk is, weerspiegeld te zien in het personeelsbestand van onze hogeschool.

Wil je weten hoe het is om te werken bij de HvA? Ontdek het bij medewerkers aan het woord.

Meer weten?
Neem contact op met Paul Helbing, Directeur Communicatie, op telefoonnummer: 0615208745 of per mail: p.helbing@hva.nl (gebruik dit mailadres uitsluitend voor het stellen van vragen; sollicitaties verwerken we uitsluitend via de link onderaan deze vacature).

Wil je solliciteren?
Klik op de link onderaan deze vacature om online te solliciteren. Sollicitaties die rechtstreeks naar de contactpersoon of op een andere wijze worden verstuurd, kunnen we helaas niet verwerken.

Wat je verder moet weten

  • Deze vacature is gelijktijdig in- en extern gepubliceerd. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang op externe kandidaten. 
  • Wil je meer weten over hoe onze sollicitatieprocedure verloopt? Kijk dan op onze website WerkenbijdeHvA.

Bij de werving en selectie ter invulling van deze vacature, houden wij de HvA Sollicitatiecode aan. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Sluitingsdatum 21 februari 2020.

Details

Gepubliceerd op: 
5 februari 2020
Werkvelden: 
Onderwijs
Werklocatie: 
Amsterdam