U bent hier

Junior secretaris directie en managementteam

Junior secretaris directie en managementteam

Als junior secretaris van een directeur en het managementteam bij Rijkswaterstaat Centrale Informatievoorziening(CIV) heb je een bijzondere en onmisbare positie. Je zorgt dat onze directie en management optimaal kunnen functioneren. Dit doe je op zowel organisatorisch als inhoudelijk vlak. Je werkt vanuit Delft.

Communiceren, afstemmen en het creëren van draagvlak en consensus: dat kun jij als secretaris van de directeur en het MT en als adviseur van de afdeling Kwaliteit en Processen als de beste. Dankzij je voelsprieten in de organisatie weet je precies wat er speelt en je deelt die informatie tijdig met jouw directeur en het MT. Het spreekt voor zich dat je discreet en diplomatiek met deze kennis omgaat. Dankzij jou is het MT in staat om doeltreffend te handelen.

De directeur en de leden van het MT kunnen, gevraagd en ongevraagd, rekenen op jouw procesmatige en procedurele adviezen. Je handelt hierbij proactief en signaleert knelpunten. Schakelen tussen strategische en tactische zaken en de dagelijkse praktijk gaat je goed af. Zijn er vragen, nieuwe wensen en verzoeken die de directie raken? Dan treed jij op als klankbord en poortwachter voor de directeur en het MT. Door je netwerk binnen onder meer Rijkswaterstaat Centrale Informatievoorziening (CIV) en Rijkswaterstaat als geheel weet je welke vraagstukken leven binnen het werkveld van de directie. Je verbindt zaken, bevordert een adequate voorbereiding en afhandeling van de interne besluitvorming en ziet toe op de naleving ervan.

Je bereidt in- en externe overleggen en presentaties van je directeur voor. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de wekelijkse agenda van het MT, annotaties voor data-gerelateerde overleggen en PR-materiaal voor medewerkersbijeenkomsten. Je verricht redactionele werkzaamheden, organiseert werkbezoeken en evenementen en coördineert directiebrede activiteiten. Waar nodig werk je hierbij nauw samen met de secretarissen van het directieteam van CIV, directieadviseurs en managementteams van andere directies zoals Bedrijfsvoering, Inkoop en Strategie. Optimale samenwerking met andere directies heeft sowieso jouw aandacht. Daarnaast bereid je de korte- en langetermijnagenda van het MT voor en borg je de kwaliteit van de inhoudelijke stukken. Je stelt de agenda voor de vergaderingen op, zorgt voor de verslaglegging en communicatie daarover, bewaakt gemaakte afspraken en stuurt waar nodig bij. Zo draag je bij aan een effectieve en efficiënte besluitvorming.

Vacaturenummer: CIV-643

Functie-eisen

  • Je hebt een afgeronde wo-opleiding, bijvoorbeeld richting organisatiewetenschappen;
  • Je beschikt over 1-2 werkervaringsjaren in een soortgelijke functie;
  • Je kunt goed netwerken en samenwerken en bent in staat een goede en transparante relatie op te bouwen op managementniveau;
  • Je bent analytisch, overtuigend en organisatiesensitief;
  • Je bent creatief en kunt zaken aan elkaar koppelen en vertalen naar de praktijk;
  • Je kunt overzicht houden in een zeer dynamische omgeving en meebewegen met verandering.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Schalen 10, 11
Salaris Min €2737 - Max €5003 bruto per maand. Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek.
Dienstverband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Minimaal aantal uur per week 36
Maximaal aantal uur per week

Details

Gepubliceerd op: 
22 juni 2020
Organisatie: 
Werkvelden: 
Beleid en bestuur
Juridisch
Werklocatie: 
Delft